HOME>注目記事>デジタルデータに変換して管理を楽にしよう

面倒なことは業者に頼もう

資料を読む人

ビジネスで紙の書類を使っていたのは昔のことで、現在ではほとんどの書類はパソコン上でデジタルデータとして取り扱っている状況もあるはずです。すぐに検索できて、多くの社員と共有できるので、デジタルデータ以外での管理は考えられない場合もあるでしょう。しかし、昔作った紙に書かれていた文書はそのまま保管をしていて、必要になったときにわざわざ苦労をして探しているかもしれません。それでは効率が悪いので、紙の書かれた文書は電子化をすることでデジタルデータにしてしまいましょう。ただし、電子化をするのなら社員の労力を使うのではなく、業者に委託してしまうことをおすすめします。なぜならば、1枚1枚スキャンするのは単純作業ですが、とても大変なので社員の労働力を無駄にしないためにも業者に頼んだほうがよいのです。

セキュリティーが完璧なところに頼もう

紙の文書を電子化してもらうためには、会社内の大切な情報を一時的とはいえ渡さなければいけません。万が一、情報が漏洩しても困るので、セキュリティーが高い業者を選んで電子化してもらうようにしましょう。限られたスタッフでの作業や建物の入退室の管理など、いろいろな方法でセキュリティーを高めてくれているところはたくさんあります。サービス概要にどのような対応をしているか記載されているはずなので、信頼できると分かったのなら依頼しましょう。

廃棄を頼むときは

電子化が終わった紙の文書は、もう必要ないのでスッキリと処分してしまおうと考えるかもしれません。そのときも、情報漏洩を避けるために、業者に頼んで廃棄してもらったほうが安全でしょう。溶解処理をしてくれる業者ならば、中身を見ずに、絶対復元できない状態にして処分をしてくれます。ただし、廃棄してはいけない文書が混ざっているかもしれないので、処分してもらうまえにきちんとチェックをしておいたほうがよいでしょう。

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